I. Cadrul instituţional al activităţii

I.1. ministerul_afacerilor_externe (MAE) este coordonator național al Sistemului IMI, coordonator de arie legislativă pentru modulul dedicat Directivei 2006/123/CE privind serviciile în cadrul Pieței Interne (denumită în continuare aria legislativă “servicii”) și îndeplineşte rolul de centru de primire a alertelor, asigurând buna funcționare și corecta utilizare a IMI la nivel național.

I.2. În calitatea sa de coordonator național IMI, MAE asigură:

1. identificarea autorităţilor naţionale care pot avea, după caz, calitatea de coordonatori delegaţi sau de arie legislativă în cadrul Sistemului IMI;
2. înregistrarea coordonatorilor delegaţi şi a coordonatorilor de arie legislativă în sistem, după caz;
3. validează înregistrările realizate de autorităţi competente pentru care a transmis invitație de înregistrare, în ipotezele de la pct. 10;
4. menținerea unui contact direct și permanent cu toate categoriile de coordonatori IMI, în vederea funcţionării optime a sistemului;
5. supravegherea fluxului de informații din IMI, care trebuie să asigure transmiterea/primirea de răspunsuri corespunzătoare la cererile de informații primite/transmise;
6. derularea activităţii de punct național de contact pentru Comisia Europeană și celelalte state membre UE şi SEE, inclusiv pentru furnizarea de informaţii privind aspectele de protecţie a datelor cu caracter personal, potrivit art. 6 alin. 1 lit. c) din Regulamentul 2012/1024/UE;
7. furnizarea de cunoștințe și formare pentru utilizatorii desemnați din cadrul coordonatorilor IMI, inclusiv prin realizarea efectivă a sesiunilor de instruire, la solicitarea și în baza nevoilor de instruire identificate de aceștia; după caz, MAE sprijină coordonatorii IMI în realizarea instruirii utilizatorilor IMI din cadrul autorităților competente coordonate în sistem de către aceștia;
8. acordarea de sprijin pentru utilizatorii IMI în utilizarea sistemului, inclusiv de asistență tehnică, în baza solicitărilor transmise de coordonatorii IMI;
9. informarea constantă a utilizatorilor IMI cu privire la evoluțiile Sistemului IMI;
10. promovarea Sistemului IMI la nivel național și a anumitor module specifice, inclusiv prin elaborarea de materiale de instruire, informative și de promovare și de evenimente dedicate;
11. formularea de propuneri de modificare a cadrului legislativ intern privind Sistemul IMI, pentru a asigura o reglementare conformă dreptului UE şi bunelor practici dezvoltate la nivel naţional;
12. realizarea de statistici generale și specifice cu privire la utilizarea IMI.

I.3. MAE gestionează activitatea de coordonare a implementării IMI prin Direcţia Armonizare Legislativă (DAL), aflată în subordinea Agentului Guvernamental al României pentru Curtea de Justiţie a Uniunii Europene.

I.4. La nivelul coordonatorilor şi al autorităţilor competente IMI, se desemnează, potrivit art. 4 din HG nr. 931/2010, prin ordin/decizie/alt document intern al conducerii acestora, cel puțin două persoane având rol de utilizator IMI (cel puțin o persoană cu rol de administrator de date la nivel local și cel puțin o persoană cu rol de gestionare cerere), care asigură participarea autorității din care fac parte la mecanismul de cooperare susținut de acest sistem. Copia actului de desemnare şi coordonatele utilizatorilor desemnaţi se transmit MAE. Orice modificare ulterioară a actului de desemnare a utilizatorilor IMI se comunică MAE în termen de 15 zile lucrătoare de la momentul emiterii sale.

II. Cadrul procedural

II.1. Înregistrarea și validarea coordonatorilor și a autorităților competente în sistem

II.1.1. La momentul extinderii IMI la o noua arie legislativă consacrată printr-un act legislativ UE, MAE transmite adrese oficiale și, după caz, organizează reuniuni, în vederea identificării coordonatorilor responsabili pentru aria legislativă nou introdusă, astfel cum sunt definiți la art. 5 lit. e din Regulamentul 2012/1024/UE.

II.1.2. După caz, MAE poate înregistra coordonatorii IMI în sistem după comunicarea de către aceștia a informațiilor necesare în vederea înregistrării, le poate transmite o invitație de înregistrare, urmând ca aceștia să se auto-înregistreze, caz în care MAE doar validează înregistrarea, sau, dacă aceștia sunt deja înregistrați, le acordă accesul la noua arie legislativă. În urma consultării fiecărui coordonator, MAE stabilește rolurile și funcțiile acestuia din sistem, care pot fi amendate ulterior de către administratorul de date la nivel local din cadrul coordonatorului.

II.1.3. Fiecare coordonator IMI identifică şi comunică MAE entitățile având competențe legale pentru noua arie legislativă adăugată în IMI, care vor participa efectiv la mecanismul de cooperare, în calitate de autorități competente, astfel cum sunt definite la art. 5 lit. f din Regulamentul 2012/1024/UE. Decizia înregistrării în sistem a acestora este luată de coordonatori şi se comunică oficial MAE.

II.1.4. Coordonatorii IMI solicită informațiile necesare înregistrării și înregistrează în sistem autoritățile competente care se află în coordonarea, subordonarea ori sub autoritatea lor, respectiv care se află în domeniul lor de competenţă, potrivit art. 3 alin. 6 din HG nr. 931/2010. Coordonatorii au și posibilitatea de a trimite invitații de înregistrare, urmând ca autoritățile vizate să se auto-înregistreze în sistem. În acest caz, coordonatorii trebuie sa valideze înregistrarea autorităților.

II.1.5. În situaţia în care coordonatorii IMI identifică entităţi care ar putea avea calitatea de autorităţi competente, dar acestea nu se află în niciuna din ipotezele de la pct. 8, aceștia le notifică MAE, în vederea înregistrării lor în sistem. În acest caz, se aplică, mutatis mutandis, pct. 10, 11, 13-15.

II.1.6. Autoritățile competente care nu se află, potrivit legii, în coordonarea, subordonarea ori sub autoritatea unui coordonator IMI sau al căror domeniu de competenţă nu este acoperit de sfera de activitate a unui coordonator IMI sunt înregistrate în sistem de către MAE ori primesc din partea acestuia o invitație de înregistrare, caz în care MAE validează înregistrarea respectivă. În aceste situații, MAE devine coordonatorul autorității competente în cauză, strict în legătură cu utilizarea IMI.

II.1.7. În situaţia de la pct. 10, validarea înregistrării unei entități nu se poate realiza în lipsa evaluării cu privire la dreptul acesteia de a utiliza Sistemul IMI. Evaluarea se realizează de către autoritatea în a cărei coordonare, subordonare se află entitatea respectivă, ori sub autoritatea căreia funcționează sau în domeniul de competență al căreia activează. Această evaluare este obligatorie pentru coordonatorul naţional, validarea neputând fi realizată în contra acesteia.

II.1.8. În sensul pct. 10, pentru aria legislativă “servicii”, MAE este coordonator și poate administra datele și utilizatorii pentru următoarele autorități competente: Autoritatea Națională Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor, Agenția Națională pentru Resurse Minerale, Autoritatea Navală Română, Autoritatea Națională de Reglementare în Domeniul Energiei, Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor, Camera Consultanților Fiscali, Centrul de Scafandri (Unitatea Militară 02145 Constanța), Consiliul de Mediere, Inspecția de Stat pentru Controlul Cazanelor, Recipientelor sub Presiune și Instalațiilor de Ridicat, Oficiul Național al Registrului Comerțului.

II.1.9. Entitățile neînregistrate în sistem, care consideră că au competențe în legătură cu o arie legislativă pentru care IMI asigură cooperarea administrativă pot solicita coordonatorilor responsabili înregistrarea lor și a utilizatorilor desemnați în IMI. În acest scop, coordonatorul responsabil înregistrează entitatea respectivă în sistem sau îi transmite o invitație de înregistrare, urmând ca, în urma înregistrării acesteia, să o valideze. Dacă o autoritate competentă este deja înregistrată în IMI, aceasta poate solicita coordonatorului responsabil acordarea de acces la noi arii legislative din sistem, potrivit competențelor.

II.1.10. Validarea unei auto-înregistrări se realizează numai după evaluarea competenţei legale a entităţii respective, care fundamentează, potrivit legii, calitatea sa de autoritate competentă. Validarea înregistrării reprezintă actul de recunoaştere a calităţii de autoritate competentă a entităţii respective, în legătură cu aria legislativă în care s-a realizat.

II.1.11. Evaluarea competenţei unei entităţi neînregistrate în sistem este anterioară validării înregistrării şi se realizează în mod obligatoriu, de către de către autoritatea administraţiei publice centrale care are în subordine, în coordonare, respectiv sub a cărei autoritate sau în al cărei domeniu de competenţă se află entitatea respectivă, indiferent dacă aceasta din urmă este sau nu înregistrată în sistem.

II.1.12. Autorităţile competente IMI pentru aria legislativă „servicii“ deţin şi rolul de autoritate de alertă.

II.1.13. Odată cu înregistrarea unei autorități competente în sistem, coordonatorul responsabil realizează și înregistrarea utilizatorilor IMI desemnați de aceasta.

II.1.14. Imediat după înregistrarea în sistem, utilizatorul cu rol de administrator de date la nivel local al coordonatorului comunică tuturor utilizatorilor autorității competente, numele de utilizator generat automat de IMI, din afara sistemului (de exemplu, prin telefon sau personal). În cazul în care o autoritate se auto-înregistrează, în urma primirii unei invitaţii din partea unui coordonator IMI, numele de utilizator este comunicat la sfârșitul procedurii de înregistrare.

II.1.15. După înregistrare, fiecare utilizator primește două mesaje electronice, generate automat de sistemul IMI. Primul e-mail conține instrucțiuni privind conectarea la sistem. Cel de-al doilea (transmis în termen de 48 de ore de la finalizarea înregistrării) conţine parola temporară . În cazul primului utilizator al autorității, acest e-mail va conține și o explicație privind datele și parametrii autorității în cauză, care trebuie actualizați când se realizează prima accesare a IMI.

II.1.16. Numele de utilizator, parola și codul de securitate necesare accesării IMI au caracter confidențial.

II.1.17. După înregistrare, utilizatorul cu rol de administrator de date la nivel local al coordonatorului aduce la cunoștința noilor utilizatori înregistrați ai autorității competente modalitatea de schimbare a parolei şi de stabilire a codului de securitate, pe care le vor folosi la accesările ulterioare ale sistemului. Ca urmare a dobândirii calității de utilizator IMI, fișa postului aparținând persoanelor desemnate se va completa corespunzător.

II.1.18. Orice modificări ulterioare cu privire la rolul/menţinerea unei entități în sistem, a datelor înregistrate în IMI cu privire la aceasta ori cu privire la utilizatorii desemnați și datele acestora, se realizează de către administratorul de date la nivel local din cadrul fiecărei entități. În caz de dificultăți, acesta poate solicita sprijinul coordonatorului responsabil sau al MAE, după caz. Coordonatorul național poate fi contactat numai dacă o autoritate competentă și coordonatorul responsabil nu pot ajunge la un acord. Coordonatorul naţional asigură comunicarea cu Comisia Europeană, în cazul în care nu este identificată o soluție la nivel național.

II. 2. Funcţionarea sistemului:

II.2.1. Autoritățile competente și coordonatorii IMI, atunci când acționează în calitate de autoritate competentă, au obligația de a transmite răspunsuri corecte, complete și în termen la cererile de informații primite prin intermediul sistemului. În cazul în care termenul de soluționare indicat de autoritatea competentă de la care s-a primit o cerere de informații prin IMI nu poate fi respectat din motive obiective, acesta poate fi modificat, mai înainte ca cererea să fie acceptată spre gestionare. În orice situație, termenul agreat nu poate fi mai mare decât cel stabilit de actul normativ UE în contextul căruia are loc schimbul de informații.

II.2.2. Coordonatorii şi autorităţile competente IMI au obligaţia de a transmite coordonatorului naţional, la solicitarea acestuia, informaţii privind cererile primite şi modul de soluţionare a acestora.

II.2.3. Coordonatorii și autorităţile competente IMI emit normele interne necesare îndeplinirii obligațiilor de cooperare administrativă prevăzute de actele normative de transpunere a actelor normative UE incluse în Anexa Regulamentului 2012/1024/UE.

II.2.4. Coordonatorii și autorităţile competente IMI asigură continuitatea utilizării corecte a sistemului în cazul mobilității personalului. În acest sens, aceştia asigură numărul minim de utilizatori necesar, precum și transferul de cunoștințe de la vechii utilizatori la noii utilizatori IMI. Dacă este necesar, noii utilizatori solicită coordonatorului responsabil sau, după caz, MAE instruirea corespunzătoare cu privire la funcționarea și modul concret de utilizare a sistemului.

II.2.5. Coordonatorul naţional IMI monitorizează și evaluează, potrivit legii, modul de îndeplinire a obligaţiilor de cooperare administrativă şi propune Guvernului măsurile necesare pentru asigurarea conformităţii cu reglementările Uniunii Europene în domeniu.

II.2.6. Autorităţile competente şi coordonatorii IMI colaborează cu MAE, în calitate de coordonator național IMI, în vederea evaluării modului de implementare şi funcţionare a cooperării administrative şi în vederea îmbunătăţirii mecanismelor implementate.

II.3. Protecţia datelor cu caracter personal

II.3.1. Coordonatorii și autorităţile competente IMI au obligația de a se notifica la ANSPDCP în calitate de operator de date cu caracter personal, potrivit legii. Notificarea trebuie realizată înaintea apariției unei cereri de informații.

II.3.2. Coordonatorii și autorităţile competente IMI asigură informarea persoanelor ce fac obiectul cererilor de informații din IMI cu privire la dreptul de acces la datele care le privesc și dreptul de a solicita și obține corectarea datelor inexacte sau incomplete și ștergerea celor prelucrate în mod ilegal, în conformitate cu legislația națională. Aceştia decid asupra modalității în care transmit aceste informații, în conformitate cu legislația națională aplicabilă.

II.3.3. Coordonatorii IMI şi autorităţile competente au obligaţia de a transmite, la solicitarea MAE, informaţiile privind aspectele referitoare la protecţia datelor cu caracter personal, potrivit art. 6 alin. 1 lit. c) din Regulamentul 2012/1024/UE.

II.4. Instruirea utilizatorilor IMI

II.4.1. MAE asigură instruirea utilizatorilor din cadrul coordonatorilor IMI.

II.4.2. Instruirea utilizatorilor IMI din cadrul autorităților competente se realizează de către coordonatorii IMI responsabili sau de către MAE, după caz, la solicitarea acestora, după identificarea nevoilor de instruire din cadrul autorităţilor competente, în condițiile pct.2 lit. g) din prezenta metodologie.

II.4.3. Autorităţile competente, respectiv coordonatorii IMI au obligaţia de a asigura participarea utilizatorilor IMI la sesiunile de instruire organizate de coordonatorii responsabili, respectiv de MAE.

II.5. Informare și comunicare

II.5.1. În vederea asigurării unei bune coordonări a mecanismelor de cooperare administrativă şi a implementării sistemului IMI, coordonatorul naţional IMI menține un dialog electronic permanent cu toți coordonatorii IMI.

II.5.2. În sensul pct. 31, fiecare coordonator IMI menține un dialog electronic permanent cu autoritățile competente coordonate.

II.5.3. MAE transmite, pe cale electronică, tuturor utilizatorilor IMI orice element nou cu privire la sistem, cum ar fi: adăugarea de noi module, noi funcționalități, extinderea la noi arii legislative, apariția de noi versiuni ale sistemului, indisponibilitatea sistemului ori a sistemului de formare, organizarea de reuniuni și evenimente dedicate, precum reuniuni IMAC și IMAC-IMI, sesiuni de instruire la nivel național sau organizate de către Comisia Europeană, evenimente de promovare, organizarea de consultări publice la nivel național și UE, documente noi cu privire la funcționarea ori utilizarea IMI sau cu privire la sarcinile coordonatorilor, autorităților competente sau utilizatorilor IMI, evaluări și raportări, inclusiv rezultatele Tabloului de bord al Pieței Interne ș.a..

II.5.4. MAE diseminează tuturor utilizatorilor IMI materialele informative și de instruire pe care le realizează și încurajează consultarea paginii web dedicate IMI a Comisiei Europene, precum și utilizarea sistemului de formare, replică identică a IMI menită a asigura familiarizarea utilizatorilor cu sistemul.

II.5.5. MAE consultă toți coordonatorii și autoritățile competente din IMI cu privire la funcționarea și implementarea sistemului, comunicând Comisiei Europene propunerile relevante ale acestora, în vederea reflectării lor în sistem.

Redactat: Claudia Secu/1.10.2013