Regulament de Organizare şi Funcţionare pentru Grupul de Lucru IMI PQ NET

Art. 1. – Dispoziţii Generale

(1) Grupul de lucru al Reţelei Autorităţilor competente pentru calificările profesionale din România, denumit în continuare GL IMI PQ NET sau Grupul de Lucru, este o structură din care fac parte, în principal, reprezentanţii coordonatorilor delegaţi IMI, ai autorităţilor competente şi ai viitoarelor organizaţii din sistem - potenţiale autorităţi competente, precum şi experţi din cadrul Ministerului Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sportului şi Autorităţii Naţionale pentru Calificări.

(2) Prezentul regulament stabileşte componenţa, atribuţiile şi modul de organizare şi funcţionare a GL IMI PQ NET, este adoptat de către membrii grupului şi aprobat prin decizie a managerului proiectului. (3) GL IMI PQ NET se constituie în cadrul proiectului «Reţeaua Autorităţilor Competente pentru Calificările Profesionale din România (IMI PQ NET România)» şi va funcţiona pe toată durata de implementare în România a Sistemului de informare al Pieţei Interne (IMI);

Art. 2. Atribuţiile Grupului de lucru

(1) Atribuţiile grupului de lucru sunt următoarele: GL IMI PQ NET desfăşoară activităţi în scopul dezvoltării Reţelei Autorităţilor competente pentru calificările profesionale din România (Reţelei IMI PQ NET România) şi facilitării implementării sistemului IMI, prin exercitarea următoarelor atribuţii:

a) Realizează analiza compatibilizării cadrului calificărilor / nivelurilor de calificare actual cu EQF (Cadrul european al calificărilor);

b) Contribuie la redefinirea documentaţiei standard asociate calificării în sensul standardizării/ stabilirii unor formate unitare;

c) Contribuie la identificarea clară a calificărilor de care răspund Autorităţile competente parte a Reţelei IMI PQ NET România;

d) Participă la definirea caracteristicilor nucleului standard de bază de date a Autorităţilor competente, pentru gestiunea: i) calificărilor; ii) informaţiilor despre posesorii calificărilor de care răspund;

e) Asigură crearea bazei de date ce va conţine informaţii cu privire la calificări şi informaţii cu privire la posesorii acestor calificări, distinct în cadrul fiecărei autorităţi;

f) Participă la elaborarea studiilor comparative cu alte state membre ale UE, în urma documentării prin vizitele de studiu şi schimburile de experienţă;

g) Participă la identificarea şi analiza legislaţiei aferente calificărilor şi asigură crearea unui registru de evidenţă al calificărilor şi a legislaţiei aferente;

h) Contribuie la furnizarea informaţiilor referitoare la procesele şi procedurile de certificare şi recunoaştere a calificărilor;

i) Participă la validarea produselor / livrabilelor experţilor metodologici din domeniul calificărilor în ceea ce priveşte realizarea auditurilor de sistem, elaborarea termenilor de referinţă pentru standardizare, etc);

j) Contribuie la identificarea corectă a rolului potenţialei Autorităţi competente în sistem şi participă la definirea diagramei de sistem şi a relaţiilor funcţionale între acestea.

Art. 3. – Componenţa GL IMI PQ NET

(1) Componenţa Grupului va fi stabilită cu respectarea principiilor parteneriatului şi reprezentativităţii.

(2) Componenţa nominală a GL IMI PQ NET se stabileşte pe baza desemnării persoanelor de către organizațiile reprezentate în Grup.

(3) GL IMI PQ NET este alcătuit din Preşedinte, membri cu rol decizional, un reprezentant al Comisiei Europene cu rol consulatativ, observatori, invitaţi şi personalul Secretariatului tehnic, astfel: 70 membri fondatori – reprezentanţii legali ai organizaţiilor cu atribuţii legate de recunoaşterea calificărilor profesionale, utilizatori ai sistemului IMI desemnaţi de fiecare autoritate, experţi în managementul calificărilor şi experţi ai Secretariatului tehnic.

(4) Activitatea GL este asistată de un Secretariat permanent.

(5) Membrii sunt persoanele desemnate de organizațiile cuprinse în anexa 1 a Regulamentului, care participă la reuniunile GL IMI PQ NET având drept de decizie.

(6) Reprezentantul Comisiei Europene are rol consultativ.

(7) Observatorii sunt persoanele desemnate de organizațiile cuprinse în anexa 2 a Regulamentului, care participă la reuniunile GL IMI PQ NET şi pot face recomandări, fără drept de vot.

(8) La invitaţia Preşedintelui şi la recomandarea membrilor GL IMI PQ NET, pot participa în calitate de invitaţi la reuniunile Grupului, şi alţi reprezentanţi ai instituţiilor europene şi ai altor organisme naţionale şi comunitare.

Art. 4. – Preşedintele

(1) Preşedintele GL este Managerul proiectului IMI PQ NET România.

(2) Preşedintele conduce activitatea GL exercitând următoarele atribuţii: a. Convoacă reuniunile GL şi conduce dezbaterile; b. Propune agenda şi stabileşte cu consultarea membrilor GL lista invitaţilor la reuniunile Grupului; c. Reprezintă Grupul în relaţiile cu terţii; d. Semnează minutele şi sintezele deciziilor rezultate în cadrul reuniunilor;

(3) În cazul în care nu poate participa la o reuniune, Preşedintele deleagă atribuţiile sale pe bază de mandat scris, unui membru al echipei de management/ echipei de implementare a proiectului.

Art. 5. – Membrii şi observatorii

(1) Membrii GL IMI PQ au următoarele atribuţii: a. Participă la reuniunile GL şi la procesul de adoptare a deciziilor; b. Aduc în discuţie aspecte relevante legate de stadiul derularii activitatilor proiectului si cu privire la implementarea sistemului IMI; c. Urmăresc îndeplinirea deciziilor GL.

(2) Observatorii au aceleaşi atribuţii ca şi membrii GL IMI PQ NET, fără drept de vot.

(3) Desemnarea şi înlocuirea membrilor, precum şi a observatorilor se face de către conducătorul organizației reprezentate în Grup, prin notificare transmisă Secretariatului permanent al GL IMI PQ NET.

(4) Calitatea de membru încetează când persoana nominalizată în GL se află într-una din următoarele situaţii: a. Persoana nu mai deţine calitatea de membru în Grup, conferită de organizația reprezentată în GL IMI PQ NET; b. GL a recomandat revocarea calităţii de membru pentru încălcarea prevederilor Codului de conduită sau pentru 3 absenţe consecutive. În acest caz, Secretariatul permanent va notifica organizația vizată şi va solicita o nouă nominalizare.

(5) Membrii grupului de lucru se reunesc în şedinţe periodic (2 ori pe an), sau la propunerea managerului proiectului.

Art.6. - Secretariatul permanent al Grupului de lucru

(1) Activitatea GL este asistată de un Secretariat permanent, coordonat de Preşedintele grupului de lucru. Secretariatul permanent al grupului de lucru este format din 4 experti din cadrul echipei de implementare a proiectului.

(2) Secretariatul permanent funcţionează pe baza unei proceduri interne şi are următoarele atribuţii: - Întreprinde măsurile logistice necesare desfăşurării în bune condiţii a fiecărei reuniuni a grupului; - Asigură transmiterea invitaţiilor de participare la reuniunea curenta a grupului; - Primeşte şi, după caz, întocmeşte, integrează, documentele suport relevante desfăşurării reuniunilor GL şi asigură transmiterea acestora către membrii acestuia; - Facilitează şi monitorizează implementarea deciziilor GL şi asigură schimbul de informaţii referitor la acestea între părţile implicate; - Întocmeşte agenda de lucru a reuniunii pe baza propunerilor membrilor şi în funcţie stadiul implementării proiectului; - Transmite, prin e-mail, fiecărui membru al grupului de lucru, materialele prezentate în cadrul reuniunilor acestuia şi minuta reuniunii; - Asigură arhivarea, în format electronic şi pe hârtie, a tuturor documentelor referitoare la reuniunile GL; - Asigură publicarea pe pagina de internet a proiectului, a informaţiilor privitoare la activitatea GL.

Art. 7. – Reuniunile GL IMI PQ NET

(1) GL se reuneşte de două ori pe an.

(2) GL se poate întruni în reuniuni extraordinare la iniţiativa Preşedintelui sau la propunerea a cel puţin o treime din membrii GL. Propunerea se transmite în scris Secretariatului permanent, urmând ca Preşedintele să decidă data convocării acestei reuniuni.

(3) Înaintea reuniunii GL, Preşedintele poate convoca reuniuni pregătitoare, la care să fie invitaţi o serie de membri ai grupului, observatori si reprezentantul Comisiei Europene in GL.

(4) Convocarea reuniunilor, transmiterea invitaţiilor şi agendei preliminare către membri şi observatori se realizează de Secretariatul permanent, cu cel puţin 10 zile lucrătoare înaintea datei reuniunii. Convocarea reuniunilor extraordinare ale GL se poate face într-o perioadă mai scurtă de 10 zile lucrătoare.

(5) Propunerile de completare/modificare a agendei preliminare se adresează Secretariatului permanent în termen de 5 zile lucrătoare de la data transmiterii acesteia. Agenda finală împreună cu documentele suport se transmit membrilor şi observatorilor cu cel puţin 10 zile lucrătoare înainte de data reuniunii.

(6) Secretariatul permanent furnizează membrilor şi observatorilor în GL, până în ziua dinaintea reuniunii sau chiar în cadrul reuniunii, alte informaţii relevante cu privire la ordinea de zi, astfel încât aceştia să aibă la dispoziţie cele mai recente informaţii cu privire la subiectele aflate pe agendă.

(7) Convocarea reuniunilor GL se face întotdeauna în scris, invitaţiile fiind transmise prin fax sau e-mail.

(8) La începutul fiecărei reuniuni, se adoptă agenda reuniunii.

(9) La sfârşitul fiecărei reuniuni se stabileşte data următoarei reuniuni GL.

(10) Întreruperea provizorie sau definitivă de participare la reuniunile grupului de lucru se face la cererea membrului fondator respectiv, sau în cazul neparticipării la lucrările a trei reuniuni consecutive ale acestuia.

(11) Prevederile prezentului regulament de organizare şi funcţionare se aplică tuturor membrilor grupului de lucru.

(12) Prezentul regulament de organizare şi funcţionare intră în vigoare dupa semnarea protocolului de colaborare al carui anexa se constituie.

(13) În aplicarea Regulamentului de organizare şi funcţionare al grupului este emisă procedura operaţională internă privind documentele aferente reuniunii grupului de lucru. Deciziile adoptate în cadrul reuniunii GL sunt rezumate într-un document denumit sinteza deciziilor. Acest document se elaborează de către Secretariatul permanent şi se transmite tuturor membrilor GL precum şi altor responsabili pentru îndeplinirea deciziilor, nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data reuniunii. Ulterior, acest document se anexează la minuta reuniunii.

(14) Minuta reuniunii, întocmită de Secretariatul permanent, se transmite membrilor GL, observatorilor precum şi celorlalţi participanţi la reuniunea GL în termen de 10 de zile lucrătoare de la data reuniunii.

Art. 8 – Procesul decizional

(1) GL deliberează în mod valabil dacă la reuniune participă cel puţin jumătate plus 1 din numărul membrilor săi.

(2) Deciziile GL se iau prin votul majorităţii simple (1/2+1 din membrii prezenţi).

(3) La iniţiativa Preşedintelui, membrii GL pot fi consultaţi şi în scris în procesul de luare a deciziilor. În spiritul respectării principiului parteneriatului, consultările scrise se vor aplica doar în cazuri excepţionale, justificate corespunzător.

(4) În cazul consultării scrise, Secretariatul permanent transmite, în scris, membrilor GL şi observatorilor, problemele apărute, inclusiv aspectele care necesită luarea unei decizii în regim de urgenţă şi soluţiile identificate.

(5) Dacă, în termen de 5 zile lucrătoare de la data transmiterii, Secretariatul permanent primeşte obiecţii scrise asupra documentelor transmise conform procedurii de consultare scrisă, acestea se transmit Preşedintelui, care procedează la clarificarea documentului cu membrii care au formulat obiecţii. Documentul rezultat va fi transmis tuturor membrilor GL, pentru consultare.

(6) În lipsa unui răspuns scris din partea membrilor, trimis Secretariatului permanent în termen de 10 zile lucrătoare de la data retransmiterii, documentele se consideră adoptate.

(7) Secretariatul permanent transmite membrilor GL varianta finală a documentelor adoptate in termen de 7 zile lucrătoare de la data la care documentele au fost adoptate.

Art. 9 – Circuitul şi păstrarea documentelor

(1) Transmiterea oficială a documentelor către membrii GL se efectuează prin e-mail și/sau fax, cu confirmarea primirii acestora.

(2) Secretariatul permanent asigură păstrarea tuturor documentelor aferente activităţii GL şi arhivarea acestora.